Thorough preparation is essential for a successful business trip abroad. Key preparations include obtaining a passport and visa, securing travel insurance, managing travel expenses, and booking flights and hotels in advance. It is crucial to check passport validity, use credit cards or traveler’s checks, and be aware of basic etiquette both in-flight and on-site. Additionally, planning for unexpected situations can help ensure a smooth and productive trip.
비즈니스 해외 출장
인종과 언어가 다른 낯선 외국으로 첫 출장을 떠날 때에는 사전준비를 충분히 해야 한다. 그런데 철저한 준비 없이 용감(?)하게 나서는 사람들 이 적지 않은 게 현실이다. 사람 사는 곳이 다 같지 않겠냐는 무모한 배짱 만 가지고 출장을 떠난 경우, 비행기에 오르면서부터 실수를 하기 시작해 일도 제대로 못한 채 숱한 에피소드만 한 아름 안고 돌아오기 십상이다. 출국에 필요한 서류나 물품은 대충 챙겼다고 해도 현금은 얼마나 갖고 가야 하는지, 항공편과 호텔 예약, 출국 수속은 어떻게 해야 하는지, 또한 기내에서는 어떻게 행동해야 하는지 등 모든 것이 두렵기만 하다. 그리고 외국에 도착해서 입국 수속은 어떻게 하며, 호텔에서 기본적으로 지켜야 할 에티켓은 무엇인지 등 모르는 것 투성이다. 그렇다고 시시콜콜 물어볼 선 배도 없고, 가르쳐 주겠다고 선뜻 나서는 사람이 있는 것도 아니다. 박신불 씨의 해외 체험담을 통해 성공적인 해외출장을 준비해보자.
3. 출장 준비
우리의 호프 박신불 씨, 출장 전부터 헤매고 있다. '시작이 반'이라는 말처 럼, 빠짐없는 사전준비야말로 성공적인 해외출장을 위한 기본임을 항상 명 심해야 한다.
사례 : 대기업에 입사한 지 1년 6개월 된 신입사원 박신불 입사와 동시에 Toeic 900점, HSK 7 급, 컴퓨터활용자격 1급 등 화려한 자격증을 줄줄이 따낸 신세대 비즈니스맨 그는 입사 이후 처음 떠나는 미국 출장에 들떠 있다. 출장 전날, 담당 과 장이 출장 준비 및 업무 인수인계 상황에 대해 묻자 머리 를 긁적이며, "이제 해야죠"라고 얼버무린다. 담당 과장에게 한소릴 들은 박 씨, 사무실을 이리저리 뛰 어다니며 출장 서류, Agenda, 여권, 선물 등을 대강 챙 기고, 동료에게 한 장짜리 인수인계서를 전달하며 하는 말. "야, 인수인계할 것도 없어. 전화나 잘 받아줘." 일과 후 동료들과 처녀 출장기념 술 한잔 걸치고 집에 오니 출장 짐 챙기는 것도 귀찮다. '내일 아침에 조금 일찍 일어나서 하지 뭐. 나에겐 내일이 있다. 짠짜짜잔' 하는 마음으로 "엄마, 내일 할께용이라고 외친 후 잠자리에 든다. 다음날 아침, 전날의 숙취로 겨우 자리에서 일어난 박 씨, 비행기 시간 놓칠까 싶어 부랴부랴 짐 을 챙기는데, 도대체 무엇이 어디 있는 줄 알 수가 있나. 이럴 때 챙겨주는 마누라라도 있으면 좋으련만... 아이고! 늦겠다. 늦겠어!
3-1 출국에 필요한 서류 준비
여권 Passport : 정부가 자국인임을 증명해주는 국제적인 신분증이며, 주권국 국민으로서 신 변보호 요청 등 권리를 주장할 수 있는 근거물이다. 예전에는 외무부 여권과, 지방은 각 시청 및 도청의 여권과에 국한했으나 이제는 전국 광역시, 도 청 및 서울 10개 구청으로 확대했다. 여권은 단수여권과 복수여권이 있는 데, 단수여권은 1년의 유효기간 동안 1번만 외국여행이 가능하고 복수여권 은 5년의 유효기간 동안 횟수에 제한 없이 해외여행을 할 수 있다. 일반여권 의 경우 여권발급 신청서, 여권용 사진 2매, 주민등록증 운전면허증, 공무원, 병역관계서류 병역 의무자에 한함, 부모동의서 18세 미만자에 한함, 대리신청시 뒷면 위임장 기 재위임자 및 대리인의 주민등록증지침, 수수료 단수: 15,000원, 복수: 45,000원가 필요하다. 신청에서 발급까지는 특별한 일이 없으면 개인은 2~3일이 걸리며, 6월 ~8월과 12월~2월의 여행성수기와 여행사 등의 대리인이 신청할 때는 10일 정도 걸린다. 여권 발급에 관한 진행 사항은 여권접수 번호로 민원홀의 전산 단말기와 외무부 자동응답 안내 번호로 알 수 있다. 여권이 발급되면 접수증 과 주민등록증을 가지고 가서 여권을 받는다. 여권은 해외여행시 항상 지참해야 하며, 분실했을 경우 현지 주재 우리 나라 대사관에서 임시여권 여행증명서 발급받아야 한다. 이에 대비해 여권 복 사본과 예비용 사진을 가지고 가는 것은 상식…
좀 더 자세한 내용은 외교통상부 여권과 홈페이지를 통해 확인할 수 있다.
http://www.0404.go.kr/passport/passport02_01.php
사례
여권의 유효기간 A그룹의 박모 사원은 인도네시아 프로젝트 건으로 일주일 정도 출장을 가게 됐다. 인수인계도 제대로 못할 정도로 바빠 옆의 동료가 많이 도와주었다. 드디어 인도네시아 공항에 도착해 입국수속을 밟는데, 여권의 유효기간이 6개월을 넘지 않는다고 입국이 안 된다는 것이다. '아니, 여권만 있으면 됐지. 웬 유효기간 타령이야'라고 생각하며 사정을 했지만 좀처럼 말이 먹히지 않았다. 다행히 마중 나온 현지 사무소의 과장이 보증을 해 간신히 해결한 후에야 현지에서 일을 볼 수 있었다. 베트남, 싱가포르 등 동남아시아의 일부 나라에서는 여권의 유효기간도 중요하므로 사전에 반드시 점검해야 한다. 우리 나라도 여권 연장 신청은 만료일로부터 6개월 이전에 해야 한다. '아아! 나의 Stale Passport찍은 여여!
비자
타국인에게 발급하는 입국허가증이다. 우리 나라는 세계 많은 나라들과 비자 협정을 맺고 있지만, 미국·일본·중국·러시아·호주 등 아직 협정이 체결되지 않은 나라들은 해당국 비자를 받아야 한다. 비자를 발급받는 데 소요되는 시간은 나라마다 천차만별이고, 사람이 몰리면 더 늦어지기도 하므 로 충분한 시간을 갖고 미리 준비해야 한다. 신청은 대상국의 주한 대사관 또는 영사관에서 한다.
• 구비서류 - 국가와 여행 목적에 따라 서류에 차이가 있다.
미국 : 갑근세 또는 부가세 납입 증명, 재산세 납입 증명, 은행통장 등
중국 : 여권효기간이 사진 1매, 주민증사본 또는 명함, 자택전화번호(30일 체류시]
일본 : 주민등록본 사본, 재직 증명서 또는 사업자등록증 사본 등. 2006년 2월부터 무비 자 입국 가능
남미 국가 : 항공권과 휴가 증명원까지 요구하는 곳이 있을 정도로 구비서류가 많고, 대 체로 까다롭다.
| 해외여행보험 Insurance
사례
여행자 보험의 위력 - A그룹의 모 부장이 입사 20주년 기념으로 부인과 함께 유럽으로 여행 을 갔는데 갑작스런 발병으로 현지 병원에 부득불 입원하게 됐다. 장기간의 입원 후 청구된 치 료비를 보고 부인은 그만 아연실색했다. 1억 원이 청구된 것이다. 그나마 모 부장이 해외여행자 보험에 가입했기 때문에 보험회사로부터 1,000만 원을 질병 치료비로 받고 일부는 회사에서 지 원을 받았지만, 50% 이상을 본인이 부담해야 했다. 20주년 기념 여행이 20년은 늙게 해준 값비싼 여행이 되고 말았다. 위의 사례는 실제로 있었던 일이다. 출장준비의 소홀함과 몇만 원을 아끼려 는 절약정신(?)으로 인해 감당하기 어려운 상황으로 떨어지는 경우는 비일비 재하다. 질병발생 위험이 높은 지역에 가거나 출장기간이 길 경우, 병이 있는 사람의 경우에는 반드시 해외여행보험에 가입해야 한다. 일반 출장자나 여행 자라도 반드시 가입하도록 권하고 싶다.
• 종류- 다음 4가지 중 상해보험만이 기본 보험이고, 나머지 보험은 자신이 필요할 때 추가한다.
상해보험 : 사고에 의한 사망, 후유 장애, 의료비를 위한 보험.
질병 치료보험: 질병에 의한 사망과 치료비용을 위한 보험.
배상 책임보험: 다른 사람에게 손상을 주었을 때 배상을 대신해주는 보험.
보상보험 : 휴대품 분실시 보상해주는 보험.
• 보험이 필요한 경우
돌발적인 사고를 당했을 때.
갑작스럽게 입원하거나 치료를 받을 때
호텔 등에서 손해 배상 청구를 받았을 때.
수하물을 도난당했을 때.
현지에서 교통사고가 났을 때.
• 보험 가입
.국내 보험사 중에서는 손해보험 회사들이 주로 취급하고 있으며, 출국시 가입하려면 인천국제공항에 있는 여행보험 담당 창구에서 신청하면 된다.
.신용카드 사용자 골드 신용카드 사용자에 한해라면 신용카드 회사를 이용하는 것이 편리하다.
.가입 전 약관을 잘 읽어서 보험으로 지불이 가능한 범위를 확인해야 하고, 부족하면 응 급 지원서비스에 다시 가입하는 것이 좋다.
.보험금을 받기 위해서는 치료비 영수증이나 휴대품 도난신고서 등이 필요하므로, 이런 증거물들은 귀국할 때까지 보관해야 한다.
.해외여행보험은 1회용이며, 기간은 2일에서 1년까지이다.
• 보험금 보험 가입기간 및 종류에 따라 차이가 있으며, 주보험인 상해 및 질병보험을 제외하고는 금액상 차이가 별로 없음. 일반적으로 전 보험이 모두 적용되도록 가입하고 있다.
국제운전면허증
현지에서의 이동 수단으로 택시를 이용하는 일은 때로 번거로울 수 있다. 이 때 국제운전면허증을 가지고 렌터카를 이용하면 대단히 편리하다. 단, 나라 마다 또는 주마다 차이가 있어서, 국제운전면허증을 인정하지 않는 곳도 있 고 운전법규도 다르므로 사전에 반드시 확인해야 한다.
• 유효기간 : 1년이지만, 장기 출장이나 체제의 경우라면 현지에서 갱신해주기도 한다.
• 신청: 운전면허 시험장에서 신청 후 한 시간 뒤에 찾을 수 있다.
• 구비서류 : 여권, 운전면허증, 반명함판 컬러 사진 1장을 수수료 5,000원과 함께 내면 된다.
3-2 출장비 준비
현금
• 해외에 나갈 때는 현금보다 여행자 수표나 신용카드를 사용하는 것이 안전하며, 많은 현금을 몸에 지니고 다니는 것은 좋지 않다. 일전에 모스크바에서 대기업 연수단이 탄 버스가 피랍되었던 일, 스페인의 집시나 이탈리아의 택시 운전사 등의 표적이 되었던 한국 관광객들의 숱한 사연들도 알고보면 현금을 좋아하는 우리들의 정서가 반영된 단적인 사례들이라 할 수 있다. 동남아 또는 서구의 관 광지에서는 한국 관광객을 'Money Bait은 미찌'라고 놀릴 정도다.
• 한 국가만 여행할 경우 그 나라 통화로 환전하면 되지만, 여러 국가를 다닐 경우 에는 미국달러가 가장 편리하다. 단, 현지국에 대한 확실한 정보가 있다면 사전 에 현지화로 가져가는 것이 경제적이다. 10달러, 20달러씩 소액 단위로 갖고 다니는 것이 좋다.
신용카드
신용카드는 해외출장시 필수품으로 현금보다 안전하다. 출장에서의 대금지 불은 거의 카드로 가능하며, 현금이 필요한 것은 택시요금과 팁 정도라고 하 겠다. 예상했던 것보다 지출이 늘어나 가지고 간 돈이 바닥났을 때는 신용카 드의 현금서비스를 이용할 수 있다.
여행자수표 Traveler's Check
사용하기 전 우선 서명을 해놓고, 지불시 아래쪽에 한 번 더 서명을 한다. 단, 미리 기입해둔 서명과 비교해 차이가 없어야 한다. 도난, 분실시에는 재발급이 가능하다. 단, 반드시 여행자 수표 발급시 영수증발급기과 수표에 서명이 돼있어야 한다. 현지화로 또는 귀국 후 재환전시 현금보다 경제 적으로 유리하다.
3-3 물품 준비
가방
• 물품의 수를 고려해 가방의 크기를 결정하고 가능한 한 점을 줄이는 것이 좋다. 구별 이 쉽도록 너무 흔하지 않고 튼튼한 것이 좋다.
[기내 반입용 가방의 크기 가로, 세로 폭의 합이 115cm를 넘지 않아야 한다. 가로 세로폭≤115cm]
• 가방 싸는 방법
.슈트케이스: 숙소에 도착하기 전까지 열어보지 않아도 되는 물품을 넣는다. 큰 것, 구김 이 잘 가는 것부터 넣는다. 슈트케이스의 위아래를 확인해 무거운 것을 아래쪽에 넣는 다. 속옷, 티셔츠 등 구김이 가지 않는 것은 둘둘 말아서 넣는다. 화장품 등 깨지기 쉬운 것은 의류 등으로 감싸서 넣는다.
.핸드 캐리 Hand Carry: 숙소에 도착하기 전까지 사용할 물품을 넣는다. 여권, 지갑, T/C, 신 용카드, 자격증, 필기도구, 세면용품, 상비약, 가이드북, 서류, 기내에서 입을 간단한 의류 나 슬리퍼 등을 넣는다.
휴대품 체크 리스트
일전에 대기업의 P가 동료 과장과 영국으로 출장 갔을 때 있었던 일이다. 도 착 당일 호텔에서 체크인한 후 운동을 하기 위해 운동복으로 갈아입었다. 동료 과장도 운동복을 입으려고 짐을 풀었으 나 운동복이 없었다. 갑자기 상기된 얼굴로 국제 통화를 신청한 과장은 "당신은 집에서 뭐하는 사람이야?'라는 식으로 부인을 힐 책하기 시작했다. 과장이 전화를 끊자 P가 "과장님! 출장 짐을 직접 챙기지 않나요?"라 고 물었다. 그러자 과장은 "그걸 내가 왜 생깁니까?'라며 어이없어했다. 혹시 여러분도 이런 경우에 해당되는 것은 아닌가? 아직도 본인의 출장 짐을 가족이 챙겨주는 사례를 우리 주위에서 어렵지 않게 찾아볼 수 있다. 확인이 안 된 출장준비는 우리에게 '낭패'라는 선물을 안겨주기 십상이 다. 출장이나 여행시에는 사전에 반드시 다음과 같은 휴대품 리스트를 만 들어 만전을 기해보자. 단, '완전'에만 중점을 두어 짐의 부피를 늘리는 점 에 대해서는 고려해야 한다. 현지의 시설이나 서비스를 최대한 활용할 수 있다는 점을 유념하고 짐을 챙기도록 한다.
3-4 예약 구미 등 선진국을 여행할 때 익숙하지 않아 겪게 되는 어려 운 점의 하나가 예약문화이다. 국제무대를 자주 접하게 되는 세계인으로서 항공권과 호텔에 관한 예약만큼은 철저하게 몸에 익혀두는 것이 필요하다. '예약'은 거추장스런 장식품이 아니라 보다 좋은 가격에, 보다 좋은 서비스 를 받기 위한 필수품이다. 단, '취소'라는 파트너를 항상 동반하고 다니기는 하지만....
| 항공권 예약 |
• 항공 Ticket과 탑승권 Boarding pass
.항공권은 얇은 책처럼 묶여 있고, 승객 쿠폰 passenger coupon과 탑승 쿠폰ight coupon 나뉜다.
.승객 쿠폰은 탑승시 탑승 쿠폰과 함께 제시하고, 환불이나 재발견을 신청할 때 필요하다.
.탑승 쿠폰은 탑승 구간이다 한 장씩 발행되어 비행기를 탈 때마다 좌석이 배정된 탑승권 으로 바꾸게 된다. 예를 들어 서울 홍콩 싱가포르 서울의 항공권인 경우 탑승 후 폰은 모두 3장이다.
.탑승 쿠폰은 순서를 뒤바꾸거나 건너뛰어 사용할 수 없다.
.항공권에는 탑승자 이름부터 항공사, 비행기 편명, 좌석등급 등 여러 가지 내용이 기재 돼 있다.
• 좌석등급
.일반적인 명칭은 Flass, J. Cousiness class, YKMconomy class 등이며, 회사마다 등 급 명칭이 약간씩 다르다.
.같은 이코노미라 하더라도 할인요금을 낸 승객에게는 좌석 배정 때 약간의 불이익에주 북을 주는 것이 관례다.
.요금 차이는 항공요금 체계가 복잡해 일률적으로 말하기 어렵지만, 비즈니스는 이코노미의 2.5배, 퍼스트는 비즈니스의 1.5배 정도 되는 것이 보통이다.
.요금에 차이가 많이 나는 만큼 상위등급 좌석권은 혜택도 많다. 편한 좌석과 좋은 음식은 물론이고, 여러 가지 수속을 밟을 때도 별도 대접을 받는다. 예컨대 무료로 부칠 수 있는 질의 양이 더 많고 중간 기착시 별도의 휴게실을 이용할 수 있는가 하면, 기내에 들어가거나 나올 때도 먼저 들어가고 먼저 나오며, 도착지에서의 Baggage Claim에서 집을 찾을 때도 다른 집보다 먼저 나온다.
• 예약방법
.일정이 확인되는 대로 바로 예약한다.
.목적지, 항공기의 등급, 출발일자 및 시간을 알려준다.
.현지에서의 일정이 유동적일 경우, 금액이 비싸더라도 'Open Ticket'으로 해 돌아올 날 싸를 현지에서 정할 수 있도록 한다.
• 재확인
.출발 3~4일 전에 예약상황을 확인한다.
.외국 항공사의 경우, 예약확인이 없으면 취소해 버리기도 하므로 주의해야 한다.
.이미 티켓을 발부받았다고 해서 자리가 확정된 것은 아니다. 성수기나 장시간 탑승할 경우는 예약을 미리 확인했더라도 출발 24시간 이내에 다시 확인해야 한다.
• 취소 또는 변경
.반드시 예약취소 통보를 해야 한다.
.취소 통보가 없으면 취소요금을 청구하는 항공사도 있다.
.노선을 변경할 때는 항공사나 여행사에 필요한 수속을 밟아 처리한다.
호텔 예약
• 호텔 선정
.호텔은 보통 150달러 이상의 디럭스 호텔이나 120달러 안팎의 중급 호텔, 100달러 안 팎의 저렴한 호텔 등으로 나뉜다.
.홍콩, 일본 등은 미주 등에 비해 호텔 가격이 싼 편이다.
.한정된 경비 내에서 호텔을 선정할 때 가장 좋은 방법은 일류 호텔에서 가장 싼 방을 선 택하는 것이다. 호텔의 선택은 회사의 이미지에 결정적인 역할을 미칠 뿐더러 좋은 호 덜일수록 안전이 보장되기 때문이다. 또한 엔트런스 체크 엄격하며 치안도 도 잘 되어 있다. 또한 현지에 대한 지식이 부족할 때 호텔을 통해 많은 정보를 손쉽게 구할 수도 있기 때문이다.
.정치적으로 불안한 지역에서는 초일류급 호텔을 피하는 것이 좋다. 귀빈을 표적으로 하는 테러에 휘말릴 수 있기 때문이다.
.현지 문화를 이해하기 위해서는 미국의 Inn, 영국의 B&B, 독일의 Gasthaus, 일본의 전통여관 등을 경험하는 것도 좋다.
• 예약
.출국 전에 반드시 예약을 하고 간다. 성명 및 성별, 도착일시와 출발 예정일시, 숙박일수, 방의 종류, 요금 지불방법, 비행기편, 자신의 연락처 등을 정확히 알려준다.
.예약은 여유 있게 충분한 일정을 두고 한다. 유럽 지역의 경우 관광 시즌이나, 박람회, 전시회 기간 중에는 몇 달 전에 예약이 끝나므로 유의한다. 1년 전에 예약하는 경우도 허다하다.
.출장이나 여행의 일정이 취소됐을 경우에는 가능한 한 빨리 예약취소 통보를 해야 한 다. 24시간 전에 예약취소 통보를 하지 않았을 경우 배상금을 요구한다. 일부 호텔은 50% 정도의 취소요금을 물리기도 한다. 라스베가스 지역은 취소를 해도 돈을 전혀 돌 려받지 못한다.
.현지 도착시간이 예정보다 많이 늦어질 경우, 호텔에 먼저 알려야 한다. 사전 통보 없이 늦게 도착한 경우 호텔 측에서 일방적으로 예약을 취소해버릴 수도 있다.
에어텔
에어텔이란 할인 항공권에 호텔 숙박을 묶은 상품, 즉 패키지 여행상품에서 관광과 식사를 뺀 상품이라 할 수 있다. 에어텔 상품의 가장 큰 장점은 항공요금과 호텔요금을 개인요금이 아닌 단체요금을 적용해 개별적으로 예약할 때보다 10~50% 정도 값이 저렴하다는 것이다. 또한 여행일정을 개별적으로 조정할 수 있기 때문에 전 세계적으로 이미 보편화돼 있으며, 이 용객도 점차 늘어나는 추세다.
노쇼우
비행기 예약하고 탑승하지 않았을 때 이를 노쇼우 No Show라고 한다. 나타나지 않았다는 의미이다. 호텔을 예약하고 난 후 투숙하지 않았을 경우에도 '노쇼우'라고 하는데, 이때는 예약시 미리 알려준 신용카드에서 가차 없이 투숙비가 공제된다. 이것이 호텔예약의 불이 다. 해외 유명 호텔들은 대부분 예약하지 않고는 방을 구할 수 없다. 특히 성수기 때에는 더 하다. 예약시에는 신용카드 번호를 제시해 예약보증을 해야 한다. 신용카드의 예약보 증은 늦게 도착해도 예약손님을 위해 밤 12시까지는 그 방을 지켜주는 안전판 역할을 한 다. 하지만 예약취소를 미리 하지 않았을 때에는 카드에서 그 돈이 빠져나가는 '벌금지급 창구'도 될 수 있으니 주의해야 한다. 예약을 취소할 때는 최소한 24시간 전에는 통보해야 한다. 리조트나 일부 호텔은 '72시간 전 취소'를 규정으로 삼고 있다.
3-5 질병 예방법 해외에서 아파본 경험이 있는 사람이라면 각종 크고 작은 질병을 사전에 준비하거나 예방해야 하는 필요성에 대해 "아무리 강조해도 지나치지 않다"고 말할 것이다. 특히 언어소통의 문제 때문에 고 생했던 이야기는 누구나 흔히 들어왔던 이야기다. 특수어를 사용하는 특수 지역 고분고선 지대 등으로 여행 또는 출장을 가거나 주재하는 사람들은 질병의 예방을 곧 '생존의 필수조건'이라고 생각하는 것이 좋을 것이다.
글로벌에티켓을 알아야 비즈니스에 성공한다
박준형 지음
